É muito comum que os gestores de frota descubram tarde demais que determinados condutores usam os veículos para fins pessoais ou em horários proibidos. Às vezes, não há uma má intenção, mas sim a sensação de que “não faz mal” usar a carrinha para resolver assuntos pessoais, principalmente se ninguém está a monitorizar.

É por isso que cada vez mais se fala em soluções de localização e alertas que possam informar ao gestor quando um veículo sai da rota ou é ligado fora do período esperado. O importante não é perseguir ou punir os condutores, mas sim garantir uma relação de confiança, onde cada colaborador sabe que há regras claras sobre o uso da frota.

Um ponto delicado é também a cobertura de seguros. Se o veículo sofrer um acidente durante uma utilização não autorizada, a seguradora pode recusar-se a cobrir os danos, alegando incumprimento das condições de apólice. Além de lidar com a reparação do veículo, a empresa pode enfrentar processos judiciais em caso de envolver terceiros.

A melhor forma de evitar estas situações é estabelecer políticas transparentes, explicar ao pessoal quais são as consequências do uso indevido e, se possível, investir em tecnologia que permita um acompanhamento das viaturas. Alguns gestores optam por criar diferentes níveis de acesso, onde certos veículos só podem ser conduzidos por funcionários que tenham uma autorização prévia.

O Frotasoft, possibilita a ligação a um dispositivo de identificação de condutor, que permite saber sempre quem é ou quem foi o condutor da viatura em determinado momento. Este sistema é ideal para veículos que são utilizados por vários condutores.

No fundo, trata-se de proteger a frota e, ao mesmo tempo, manter uma boa relação de confiança dentro da equipa. Quando tudo está às claras, tanto gestores como condutores percebem que o objetivo não é “andar a espiar”, mas sim evitar surpresas desagradáveis e manter a operação focada no que realmente interessa: Prestar um bom serviço aos clientes e cuidar do património da empresa.